Jeder hat seine ganz eigene Methode, um im Büroalltag nicht durcheinander zu kommen und seine Aufgaben zu sortieren. Die einen bevorzugen es sich Deadlines in ihren Kalender einzutragen, andere dagegen schwören auf To-Do-Listen. Und auch was die Kommunikation untereinander angeht, greifen viele an einem Projekt beteiligte Personen gerne auch mal auf ganz unterschiedliche Tools. Während die einen sich am liebsten per E-Mail absprechen und sich Updates zukommen lassen, bevorzugen andere einen Chat.
Sind viele verschiedene Menschen an einem Projekt beteiligt und sitzen zudem vielleicht noch an unterschiedlichen Standorten, müssen sich also im Vorhinein alle Beteiligten einig sein, wie sie das Projekt angehen wollen. Denn ein Misch-Masch aus Deadlines im Kalender oder Eintragungen in einer To-Do Liste und teilweise festgelegte Absprachen in E-Mails oder Chats können leicht zu Verwirrung führen. Infolgedessen kann es zu einem größeren Zeitaufwand kommen, als es eigentlich nötig sein müsste. Projektmanagement bedeutet ja bekanntlich im gleichen Schritt auch Zeitmanagement. Als Projektleiter möchte man sich zum einen selbst nicht durch endlose “AW: RE: AW: RE: AW: AW:”-E-Mails durchkämpfen müssen und zum anderen möchte man, dass auch die Kollegen ihre Zeit so effizient wie möglich am Projekt nutzen können.
Priority Matrix als Projektmanager
Die Lösung für dieses Problem möchte nun die Software von Priority Matrix bieten. Das Tool ist relativ simpel und nach einer einfachen Tabelle aufgebaut. Sie ist aufgeteilt zwischen “Entscheidend/Nicht entscheidend” und “Sofort Erledigen/Später erledigen”. Diese einfache Einteilung macht es einem Projektteam sehr einfach ihre Aufgaben zu priorisieren und im zweiten Schritt dann abzuarbeiten. Zudem bietet das Tool den Vorteil, dass Aufgaben einfach zugeordnet werden können. Absprachen untereinander können innerhalb von Priority Matrix geführt werden. Dazu gibt es innerhalb des Tools die Möglichkeit Kommentare einzufügen und andere Kollegen, die eventuell an einem anderen Standort sitzen, zu involvieren – etwa nach ihrer Meinung zu fragen.
Zeitsparend, simpel, klar
Priority Matrix erfüllt mit seiner einfachen Aufbereitung eine sehr komplexe Aufgabe. Dank der simplen Strukturierung des Tools sollte es jedem leicht fallen, sich darin zurechtzufinden. Meldet man sich an, sieht man als erstes die Tabelle mit den priorisierten Aufgaben und welche Aufgaben gerade von welchem Kollegen bearbeitet werden. Man hat die Gelegenheit Notizen von jemandem zu einer bestimmten Aufgabe einzusehen. Und natürlich bietet das Wundertool für jeden Projektmanager auch die Möglichkeit Deadlines für bestimmte Aufgaben zu vergeben. Priority Matrix verbindet die Funktionen von mehreren Projektmanagement-Tools in einem. Aufgrund dessen ist die Plattform ideal, wenn man einen klaren Überblick über den Status Quo eines Projekts benötigt – und wer will diesen Durchblick nicht haben?
Rechnet man zudem die weiteren Funktionen in Hinblick auf Absprachemöglichkeiten und Aufgabenverteilung hinzu, handelt es sich hierbei definitiv um eine Software, die beim nächsten Projekt einiges an Zeit sparen kann.
Vor allem, da immer alle Informationen, die in Priority Matrix hinterlegt sind, für alle User sichtbar sind und so eine Transparenz geschaffen wird, die man mit unzähligen E-Mails nicht bekommt. Die Software ist als Desktop-Version und App verfügbar. Somit kann man jederzeit auf die Infos zugreifen. Vielleicht kann sich der ein oder andere beim nächsten Projekt bereits vom Wahrheitsgehalt des Slogans „Focus on what matters most“ überzeugen lassen.