Alles basiert auf einer Form der Kommunikation. Als Mitarbeiter einer Kommunikationsagentur wissen wir das und verlassen uns auch auf Wege der internen Abstimmung und der Kommunikation. Dabei bleiben wir jedoch nicht statisch, sondern probieren neue Wege aus, mit denen sich Unternehmenskommunikation verbessern lässt und die über ein Mailing hinausgehen. In diesem Beitrag teilen und empfehlen wir unsere Erfahrungen.
Sie haben Post: Newsletter und Mailings
Der wohl traditionellste Weg, einen Kollegen um etwas zu bitten oder der Geschäftsführung ein Reporting zu schicken, ist eine Mail. Zuverlässig, strukturiert und mit Programmen wie Outlook auch leicht zu verstehen und umzusetzen. Während eine Mail unter wenigen Kollegen eine gute Möglichkeit des nachvollziehbaren Austausches sein kann, versagt sie bei der Absprache mit größeren Gruppen. Ein fehlender Kollege im CC, eine übersehene Mail im Postfach oder einzelne Nachfragen können hier den Prozess aufhalten, mühsam werden lassen und Chaos stiften. Ab einer gewissen Größe der Empfängergruppe sollte eine Mail also zunehmend informativ und präzise sein und nicht offen und zur Diskussion einladend. Für eine informative Mailgestaltung eignet sich ein interner Newsletter, der Erfolge und Ereignisse übersichtlichen zusammenfasst. Je nach Programm lassen sich hier dann auch die Öffnungsraten einschätzen und anhand der Interessen der Mitarbeiter nachjustieren. Ideal, um Learnings zu erhalten und seine Strategie zu überdenken.
Firmenchats und Plattformen als Stimmungsbarometer
Immer mehr Firmen spezialisieren sich darauf, Unternehmen einen Kommunikationskanal anzubieten, der allen Wünschen gerecht wird. Das Verschicken von Dateien, Gruppengründung, Videotelefonie und noch vieles mehr gehört mittlerweile zum Standardrepertoire eines jeden Anbieters. Ein Beispiel, das ich persönlich nennen kann, ist das Chatprogramm Slack, das derzeit (Stand Dezember 2017) in Berlin sogar mit Plakaten wirbt. Ein anderes bekanntes Beispiel hat mein Kollege Thorsten Düß bei seiner Reise nach Shanghai kennengelernt. Dort ist WeChat nicht mehr wegzudenken und kann auch für bargeldlose Zahlungen verwendet werden.
Als Plattform mit Chatfunktion ist auch Facebook auf den Zug aufgesprungen und startete 2016 seinen Unternehmensdienst Workplace. Jeder, der auch privat auf Facebook surft, kann sich hier direkt zurechtfinden und Beiträge posten, teilen, liken und kommentieren.
Neben der Möglichkeit, direkt und im Gegensatz zu eher statischen Mails vor allem dynamisch zu kommunizieren, sind Chatgruppen, in sich denen alle Mitarbeiter beteiligen können und Newsfeeds eine wunderbare Möglichkeit, das allgemeine Arbeitsklima einzufangen. Posten Mitarbeiter etwas über News und Geschehnisse, die sie begeistern? Nehmen sie sich die Zeit, um von einer Dienstreise zu grüßen? Werden besondere Ereignisse wie Firmenfeiern, Jubiläen oder Geburtstage gepostet? Ein Blick in den Gruppenchat oder den internen Feed einer Firma und man kann sofort darauf schließen, wie Spaß, Workload und Zusammenhalt verteilt sind. Das wichtigste ist jedoch, dass man seinen Kollegen einen Raum gibt, um deren Freude auch zu kommunizieren und somit auch eine Möglichkeit, sich mit anderen Kollegen zu verbinden.
Next Step: Audio und Video?
Noch nie war es so einfach, Live-Videos als festen Teil einer Kommunikationsstrategie zu etablieren und warum sie sich für Unternehmen lohnen können, haben wir bereits in einem früheren Beitrag erklärt. Gerade dann, wenn Mitarbeiter räumlich getrennt sind oder selbst nicht vor Ort sein können, haben Live-Videos den Nutzen der Partizipation. Bei Weber Shandwick wird zum Beispiel einmal im Quartal ein Live-Video-Update vorbereitet, das allen Kollegen zur gleichen Zeit den Stand der Dinge informativ und persönlich präsentiert. Einfacher in der Umsetzung, aber dafür weniger unterhaltend, kann ein interner Podcast sein. Mit geringem technischen Aufwand lassen sich hier die Rahmenbedingungen schaffen, regelmäßige Beiträge via Audio an die Mitarbeiter zu spielen.
Beide Medien haben gegenüber Chatprogrammen oder Newslettern einen entscheidenden Vorteil: Sie können einen Dialog realistisch darstellen. Betonung, Aussprache und Geschwindigkeit eines gesprochenen Satzes sowie die Möglichkeit, einander zu unterbrechen oder sogar gleichzeitig zu reden, gehen in geschriebenen Texten verloren. Sicher, ein Text kann dennoch informativ sein. Auf der anderen Seite kann auch ein Dialog vor der Kamera einstudiert und künstlich sein. Dennoch bleibt das Potenzial erhalten, über Video oder Podcast einen authentischen Austausch zwischen zwei oder mehreren Gesprächspartnern zu produzieren.
Stand-Up-Meetings
Wer denkt, dass ein Stand-Up-Meeting nur unter der Devise „Alle stellen sich in einen Kreis und jeder sagt etwas“ funktionieren, unterschätzt die Bedeutung dieses Kommunikationsweges. Denn egal, ob einmal in der Woche oder einmal im Monat, egal ob jeder etwas sagen darf oder nur das Management: Stand-up-Meetings haben alle eines gemeinsam. Sie führen den Mitarbeiter weg vom Schreibtisch hin zu den Kollegen. Es geht darum, kurz innezuhalten und zu verinnerlichen, wo man derzeit steht, woran die Kollegen gerade arbeiten und was noch zu tun ist. Es geht darum, Erfolge direkt von der Person kommuniziert zu bekommen, die dafür gearbeitet hat und nun stolz lächelt – oder erklärt, wo man besser werden muss. Für mich ist das ein wunderbarer Weg, Einblicke in die Arbeitswelt der Kollegen zu bekommen, die man an geschäftigen Tagen vielleicht nur beim Mittagessen trifft. Auch lassen sich so Workload und Stimmung ablesen und vielleicht findet man sogar die Gelegenheit, sein Team über die eigenen Aufgaben hinaus zu unterstützen. Sind die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten verteilt, tut es auch ein klassischer Update-Call. Jedoch würde ich dann auch eine Videoübertragung empfehlen.
Finding the right way
War es offensichtlich, dass alle vorgestellten Wege der Unternehmenskommunikation sich mehr und mehr dem persönlichen Austausch annähern? Nun, das ist kein Zufall, da ja eigentlich jeder Kommunikationsweg nur ein Substitut für ein persönliches Gespräch ist, das aufgrund von Distanz oder digitaler Bequemlichkeit nicht möglich ist. Dass dies in einem Konzern oder größerem Unternehmen nicht möglich ist, liegt auf der Hand, aber dennoch braucht eine Firma, egal ob mit 10, 100 oder 1000 Mitarbeitern eine Strategie für die interne Kommunikation. Welcher Weg gewählt wird, kann durch die eigene Firmendynamik und den Mitarbeiterzusammenhalt bestimmt werden. Wichtig ist hier vor allem, nachzubessern, aufmerksam zu sein und auf seine Mitarbeiter zu hören. Denn Fehler, Herausforderungen, Erfolge oder Veränderungen zu kommunizieren, hilft nicht nur dem Informationsfluss. Es hilft auch dem Gefühl, dazu zu gehören.